کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
تعریف، مراحل و مزایای پیاده‌سازی کنترل پروژه در سازمان‌ها
بسیاری از سازمان‌ها علیرغم تلاش بسیار، متوجه می‌شوند که پروژه‌های کلان به دلایل زیادی به اهداف اصلی خود نمی‌رسند: خوش‌بینی بیش از اندازه، خطاهای تخمین دستی، داده‌های ناکافی و بسیاری از عوامل دیگر.
وقتی صحبت از پروژه‌های کلان سرمایه می‌شود، ۹۸٪ پروژه‌ها با هزینه زیاد یا تأخیر مواجه می‌شوند. به طور متوسط، افزایش هزینه‌ها ۸۰٪ مقدار اصلی تخمین زده می‌شود و جدول زمانی اغلب ۲۰ ماه یا بیشتر به تأخیر می‌افتد.
بنابراین چه تفاوتی بین یک پروژه پرهزینه و دیرهنگام و پروژه‌ای که به موقع و در محدوده بودجه تحویل داده می‌شود وجود دارد؟ در بسیاری از موارد، پاسخ این سوال کنترل پروژه است.
کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه فرآیندی برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های پروژه برای هدایت هزینه‌ها و برنامه‌ها در مسیر درست است. وظایف کنترل پروژه شامل شروع، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، برقراری ارتباط و تعیین هزینه‌ها و برنامه زمان‌بندی پروژه است. در نهایت، کنترل پروژه فرآیندی تکراری برای تعیین وضعیت پروژه، پیش‌بینی نتایج احتمالی بر اساس آن و سپس بهبود عملکرد پروژه در صورت غیر قابل قبول بودن نتایج است.
فعالیت‌های کنترل پروژه ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- هم‌سوسازی پروژه‌ها با اهداف و پورتفولیوی سازمان
- توسعه ساختار شکست کار (WBS)
- همکاری در برنامه‌های اولیه پروژه
- تدوین برنامه مدیریت ریسک
- بودجه‌بندی و پیش‌بینی پروژه
- نظارت بر هزینه‌های پروژه
- بازخورد و گزارش‌دهی
- بهینه‌سازی استراتژی‌های پروژه برای دستیابی به نتایج بهتر در آینده
در حالی که یک پروژه ممکن است با پارامترهای زیادی از جمله کیفیت، دامنه و غیره سروکار داشته باشد، نظم کنترل پروژه بر عوامل و زمان‌بندی متمرکز است و به طور مداوم به دنبال خطرات احتمالی بر آن‌ها نظارت می‌گردد.
از نظر سلسله‌مراتبی، کنترل پروژه تحت مدیریت پروژه قرار داد. یک کنترل‌کننده پروژه می‌تواند از یک پروژه خاص یا کل پورتفولیو به مدیر پروژه گزارش دهد. کنترل پروژه برای مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه ضروری است، زیرا ذی‌نفعان پروژه را نسبت به مشکلات احتمالی آگاه می‌کند و در صورت لزوم به آن‌ها اجازه می‌دهد تا اصلاحات انجام دهند.
فعالیت‌های کنترل پروژه باید از طریق چرخه عمر کامل پروژه (از مرحله شروع تا زمان بسته شدن) انجام شود تا عوامل مختلفی که بر هزینه و برنامه تأثیر می‌گذارند کنترل شوند.
در هم آمیختن کنترل پروژه با بقیه مدیریت پروژه، بینش به موقع را فراهم می‌کند که ذی‌نفعان پروژه را قادر می‌سازد تا در زمان مناسب تصمیم‌های درست بگیرند.
فرایندهای کنترل پروژه
نقاط قوت کنترل پروژه در رویکرد داده‌محور و توجه به جزئیات آن‌ها نهفته است. یک مدیر پروژه تنها نمی‌خواهد بداند که هزینه بیش از حد ایجاد شده است یا خیر، بلکه می‌خواهد از دلایل اصلی، اعداد دقیق و چگونگی رفع آن آگاه شود. این جایی است که یک راه‌حل کاملاً یکپارچه برای کنترل پروژه می‌تواند به کارآیی در دریافت سریع پاسخ و نمایان شدن در عملکرد کمک کند و نهایتا هزینه‌های پروژه را کاهش دهد.
فرایندهای کنترل پروژه عبارت‌اند از:
برنامه‌ریزی پروژه
برنامه‌ریزی یکی از مراحل مهمی است که در آن کنترل‌کننده‌ها و مدیران پروژه با هم کار می‌کنند. چه در ایجاد طرح‌های پروژه، برنامه‌ها، ساختارهای خرابی کار یا برآورد هزینه‌ها، برنامه‌ریزی به همه افراد یک خط پایه برای کار در طول پروژه می‌دهد.
بودجه‌بندی
ادغام فرآیند بودجه‌بندی در فعالیت‌های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه‌ها و درک زمان و دلیل واریانس ضروری است. با بودجه‌بندی مرحله‌ای و اصلاح تعداد، یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم در دسترس خواهد بود تا بتواند به عنوان یک معیار در طول پروژه عمل کند و جریان‌های نقدی مهم را قابل درک سازد.
مدیریت ریسک
کنترل پروژه رویکردی دقیق برای مدیریت ریسک را فراهم می‌کند. با شناسایی پیش‌گیرانه خطرات، پایش مداوم ریسک و تهیه برنامه‌های پیش‌بینی‌شده برای رسیدگی به مسائل، کاهش تأثیر بر بودجه و برنامه امکان‌پذیر است. همچنین به جلوگیری از بروز برخی خطرات در آینده کمک می‌کند.
مدیریت تغییر
وقتی یک پروژه از برآورد اولیه خود فاصله می‌گیرد، اغلب به دلیل یک عامل نیست، بلکه به دلیل اثر چندین عامل است که معمولاً مورد توجه قرار نمی‌گیرند. به همین دلیل مدیریت تغییر بسیار حیاتی است. با ردیابی تغییرات و درک تأثیر آن‌ها، ضمن پیگیری روند واضحی برای ارزیابی، تأیید و پاسخگویی، پروژه‌ها می‌توانند در مسیر خود باقی بمانند.
پیش‌بینی
با افزایش دقت برآورد، کنترل‌کنندگان و مدیران پروژه می‌توانند بینش بیشتری در مورد عوامل محرکه فعلی هزینه‌ها و برنامه‌ها کسب کنند. اندازه‌گیری پیشرفت، یک ورودی حیاتی برای فرایند پیش‌بینی است که به عنوان مقایسه‌ای در برابر هزینه‌های واقعی و متعهد به کار می‌رود و کنترل‌کنندگان پروژه را قادر می‌سازد با استفاده از ترکیبی از روش‌ها و فرمول‌های استاندارد، پیش‌بینی را انجام دهند. به روزرسانی‌های منظم و به موقع با امکان پاسخگویی سریع‌تر و اقدامات اصلاحی نسبت به زمان شروع یک پروژه، به کنترل‌کننده پروژه کمک می‌کنند.
مدیریت اجرایی
تعریف و استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر سلامت پروژه و روند پیش‌بینی برای انجام اقدامات اصلاحی بسیار مهم است. سازمان‌هایی که از اطلاعات عملکرد برای مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌کنند، مانند محاسبات استفاده شده در مدیریت ارزش بدست آمده، به میزان موفقیت ۶۸ درصدی دست می‌یابند؛ در حالی که برای پروژه‌هایی که از این داده‌ها استفاده نمی‌کنند، ۷ درصد موفقیت وجود دارد.
مدیریت پروژه
این مرحله شامل ایجاد فرایندها و سیستم‌هایی است که می‌توانند به اعضای تیم در برقراری ارتباط و همکاری با یکدیگر کمک کنند. هدف این است که به روزرسانی‌های وضعیت، ضبط زمان جلسات، آموزه‌ها و مدیریت گردش کار به طور یکپارچه انجام شود تا تیم‌ها به جای کارهای روزانه روی اجرای واقعی تمرکز کنند.
تفاوت میان کنترل پروژه و مدیریت پروژه
هم‌پوشانی عملکرد بین این دو رشته در بعضی مواقع می‌تواند تمایز بین آن‌ها را دشوار کند. بسیاری از سازمان‌ها نقش یک کنترل‌کننده پروژه را به یکی از مدیران پروژه اختصاص می‌دهند و این موضوع را پیچیده‌تر می‌سازد. با این حال، تشخیص تفاوت بین این دو مهم است تا نقش کنترل پروژه را کاملاً درک کنید.
مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک عملکرد جامع است که شامل مدیریت افراد، فرایندها و محصولات قابل تحویل در یک پروژه از طریق عملکردهای مختلف است. علاوه بر هزینه و برنامه، بر کیفیت و دامنه نیز تمرکز دارد.
- ۰۰/۱۰/۰۹